ثروت زایی

وبلاگی برای افزایش ثروت و درآمد شما

مدیریت زمان و نقش آن در موفقیت کسب و کار
ساعت ٩:٥۳ ‎ب.ظ روز ۱۳٩٠/٧/٢٠   کلمات کلیدی: مدیرت زمان ،موفقیت در کسب وکار ،مدیریت

سهیلا قاسمی  - دبیر روانشناسی / دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد.برای قرنها مردم از حرکت ماه ، ساعت آفتابی ، اذان ، زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعتهایی برای تنظیم فعالیتهای خود ساختند
در طول تاریخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند « وقت طلاست» گویای این توجه است.جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های نو محیطی فراهم آورده اند که تقریباً در مدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد ؛ اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود
این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن بصورت مؤثر بهره گیرد.تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است ، مسئله ای است که فناوری آن را بوجود نیاورده است و ان را نمی تواند حل کند.در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری ، کمتر در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند ، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما ، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای ، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم
در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می کنیم.ابتدا نگاهی به اصول عمومی مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می کند درک بهتری از مفهوم مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می کند که می توانید آنها را در حوزه های مدیریت زمان در زندگی خود بکار برید.پس از ارائه رهنمودهای عمومی ، به حوزه های مدیریت زمان به صورت دقیق تر خواهیم پرداخت.ابتدا راجع به مدیریت زمان در زندگی شخصی می پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار می دهیم
اصول عمومی مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می کنند.رهنمودهای عمومی  وجود دارد که می توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه ، مدرسه و کار استفاده شوند.در این بخش ، برخی از این رهنمودها را شرح می دهیم.ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت را مورد بررسی قرار می دهیم
احتمالاً روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند  مدیریت زمان چیست.دلیل دوم سستی و تنبلی است ؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند.گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت ( دقیقه نود ) و شرایط بحران کار کنند
ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هرگونه دلیل یا توجیه را رد می کند.مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند.این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت ها را حذف کنید.هم چنین مدیریت زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیتهای غیر ضروری ، مدت زمانی که واقعاً کار می کنید را افزایش دهید.یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است.کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود
چگونه وقت خود را می گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید ، از همان زمان باید شروع کنید.اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید.این کار نباید از طریق حافظه انجام شود.ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید.نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید بلکه احساس خود ( خسته ، پر انرژی ، عصبانی ، بی حال و ... ) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهید ، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید
پس از ثبت فعالیت ها برای چند روز ، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند.خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است.دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ، فعالیت های غیرضروری است که در طول روز انجام داده اید. وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند ، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد.تحلیل فعالیت هایتان که  در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی ، یعنی اولویت بندی فعالیت ها ، به شما کمک خواهد کرد
اولویت بندی فعالیت ها 
اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است.این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد.با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید
برای تصمیم گیری در خصوص فعالیتهایی که باید انجام دهید ، فعالیتهایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید.خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی را که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید.اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید
در حالیکه مهم است از انجام یک کار لذت ببرید ، نیز مهم است که آنرا خوب انجام دهید.در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است.تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید.بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید ، شما آماده هستید که فعالیت های غیر ضروری در زندگی خود را دور بریزید .تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان خود می دانید تفویض کنید.بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه خود را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید ، زمان برنامه ریزی فرا می رسد
برنامه ریزی
برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند.در برنامه ریزی شخصی ، برنامه ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام می شود.در برنامه ریزی حرفه ای ، برنامه ریزی پروژه محور است.برنامه ریزی پروژه باید از طریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود
روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید.ابتدا انتظارات خود را برآورده کنید.به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت های خود دست یابید
دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید.برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد
نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت 
الف ) از مزاحمت ها جلوگیری کنید
همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید.بازدیدکنندگان می توانند موجب بهم ریختگی شوند و در نهایت منجر به کاهش بهره وری می شوند. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید.هر روشی که بکار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید
راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها  جواب ندادن به تلفن است.تماس های تلفنی می توانند خیلی وقت گیر باشند.تماس های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز می دارند. تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید.از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید.وقتی کارتان تمام شد پیغام های دریافتی را چک کنید
ب ) کنترل کنید
کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید.کارهای فهرست را اولویت بندی کنید. با انجام این عمل ، شما می توانید روز خود را کنترل کنید.شما ابزاری دارید که می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید.پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می دهید . هم چنین شما می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و می توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید
د )سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید تنظیم کنید.از خود بپرسید که با سرعتی که کار می کنید می توانید ادامه دهید.خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید.مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید
مدیریت زمان شخصی
مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه را صرف می کند. مهارتهای مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت بندی اهداف شخصی می تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت های اولویت دار ، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند.این بخش به شما کمک می کند که اهداف شخصی خود را اولویت بندی کنید بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش « فقط بگو نه »  را یاد می گیرید که به شما در سبک کردن زمان بندی کمک می کند.این بخش هم چنین چگونگی ایجاد وقت برای فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می دهد
فقط بگو « نه » 
در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه « نه » مشکل داریم.این موضوع موجب بیشتر تناقضات در وقت ما می شود.به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داریم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخیص اهمیت اولویت های شخصی ضروری است
چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید.یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارد خلاصی یابد.اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست.اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت.به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید  که امکان برآوردن تقاضای آنها را فراهم نمی آورد.شما متعجب خواهید شد که می بینید که به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می شود
 اهداف شخصی
الف – هدفگذاری کنید
وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر « نه » بگویید ، وقت بیشتری برای تخصیص در دست یابی به اهداف شخصی خود دارید.اهداف ، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند.اهداف به ما کمک می کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش هایمان ، زندگی خود را سازماندهی کنیم.هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش ، به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف را برنامه ریزی کنید
اهدافی  تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند.وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید ، برای هدفی که مشکل تر است اقدام کنید.این فرآیند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند. این فرآینده کند است اما به شما کمک می کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت آمیز به اهداف خود دست یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چراکه یک فرایند تدریجی است
ب – اهداف خود را اولویت بندی کنید
وقتی اهداف خود را تنظیم کردید ، باید آنها را اولویت بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله می پریم اگر چه دوباره مجبور می شویم که برگردیم
اهداف را بصورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیافتند.اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند.شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا اینکه فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید.پیتر داکر می گوید که « انجام دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست »
اقتصاددان ایتالیایی ، ویلفردو پارتو ، قانونی در اولویت بندی دارد. قانون پارتو می گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هایی حاصل می شود که انجام می دهیم.برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت بندی کنید ، باید بیست درصد مهم را جدا کنید.وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر  را حاصل می کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز می شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند نمی شود. قانون پارتو را برای اولویت بندی به کار برید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد

تعلل
وقتی زمان مناسب  صرف هدفگذاری و اولویت بندی کردید ، می توانید کارهای مورد نیاز هر روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل کرده اید.تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می شود 
با تعداد زیادی کار انباشته شده بر روی هم ، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم ؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز دارند
وقتی کار بزرگی روبرو می شوید  آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید . تقسیم کار به کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهیم.بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده ، کل کار بزرگ انجام شده است
 مزاحمت کمال گرایی
وقتی هدفگذاری و اولویت بندی کردید ، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری کنید. یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است. این نوع رویکرد می تواند تأثیر زیادی بر مدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می شود که دیگر کارها را به تأخیر بیاندازید.ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم.وقتی کاری را انجام دادید ، شما باید به خود پاداش دهید.پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است.اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم و شادتری خواهیم داشت
 وقت گذاشتن برای همسر
زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم.یکی از این حوزه ها وقتی است که با همسر  خود می گذرانیم.این وجهی حیاتی از مدیریت زمان شخصی ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته می کنند.افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پر تنش در می یابند که می شد از آنها جلوگیری کرد.اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار می دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که بدلیل برنامه فشرده کاری ، همسر ما عذر ما را می پذیرد
چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد . اگر مدت زمان کافی با همسرتان نیستید زمان هایی را برای تنها بودن با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید . روش دیگر رفتن به خرید است
کارهای مربوط به خانه
هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند. این مسئولیت ها می توانند بار زیادی بر ما وارد کنند اگر برنامه ریزی نشوند. با تعداد بسیاری از اولویت ها در زندگی پیچیده امروزی ، بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند.از آنجایی که خود نمی توانید همه این کارها را انجام دهید ، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفویض کنید
 وقت گذاشتن برای فرزندان
همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان در اولویت های بالا همیشه ساده نیست. فرزندان وقت قابل ملاحظه ای از شما می گیرند و لازم است که دیگر  اولویت ها را همراه با این موضوع برنامه ریزی کنید
می توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالیکه به اتفاق آنها کارهای خانه را انجام می دهیم. بچه ها از مسئولیت لذت می برند و قادرند که برخی از کارهای خانه را انجام دهند.خیلی از مسئولیت های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانید آنها را با هم انجام دهید در حالیکه با هم هستید.انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان ، استرس شما را کاهش می دهد.تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال های بعد افزایش می دهد


نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان ، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آنها را به دنبال دارد.شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند.شما می توانید به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می شود که به اهداف خود نرسید.فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه داشته باشید
 مدیریت میز کار
آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است .میزکار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود. برای موفق بودن ، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد.بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید.  با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید.وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده  جداگانه هریک را انجام دهید
روشی که اتاق کار خود را بر اساس نیازها ترتیب می دهید کلید خبره شدن در انجام کارهایتان است.حتی اگر نیازهایتان در پایین ترین حد لازم باشند ، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک می کنند.اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید و نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چراکه باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید.از میزهای دارای چند کشو و فایل های بایگانی می توانید استفاده کنید
متخصصین اعتقاد دارند که باید از صندلی مناسب استفاده کرد.نوع صندلی انتخابی باید بگونه ای باشد که به شکل مناسب در آن جای گیرید. یک صندلی خوب طراحی شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که با اندام شما تطابق داشته یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید. پس از تنظیم ، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده به شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید
بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود توجه نمی کنیم.روشنایی مناسب ، کارآیی را بالا می برد.سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه ها  نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید.اما هنگام کار با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس ها و درخشندگی ها به حداقل برسند
ابزار غیر فنی زیادی وجود دارند که می توانید در زندگی شخصی از آنها استفاده کنید. از یک تقویم دیواری با جدول بندی درشت استفاده کنید.بدین شکل می توانید کل روزهای ماه را ببینید.حتماً دفترچه تلفن داشته باشید. از نرم افزارهای کامپیوتری نیز می توانید استفاده کنید
مدیریت زمان و کسب و کار
محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد.در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ، طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند. خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند.شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.بزرگترین مانع موفقیت در این بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم.متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند.به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم
روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست.با این حال ، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.در این بخش رهنمودهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد.این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند
الف ) مدیریت زمان در کار
رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می توانند در محل کار شما به کار روند.این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت ، اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی است
ب ) کار درست را در زمان درست انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تأخیر انداخت.بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان ، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید.در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم.انجام کارها براساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید
ج ) قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید.هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید . برای مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار می کنید ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هر یک می دانند فردا چه کاری باید انجام دهند
د) ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش 2 ، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید ، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید.این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید
ه ) از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود. بنابراین جلسات را بر اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده.دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنطیم دستور جلسه است.دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند. جلسات ساخت یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند.این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پربارتر می شود.توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه ، به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند.این اقدامات باعث می شود که جلسات شما  مؤثرتر و آموزنده تر شوند
سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت.برای مثال ، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعات پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند.نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو می شوید
و ) به صورت مؤثر تفویض کنید
تفویض زمان بیشتری ایجاد می کند.اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست.در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند.این به چند دلیل رخ می دهد.گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد.اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است.وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند.اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد می گیرند که کار مورد تفویض را بصورت مناسب انجام دهند.دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است.این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود.به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می دهید.وقتی توانستید بر ترس های خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثر بخش تفویض کنید.ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود.به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید.این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک می کند.سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید.بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید.کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید.قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد.کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید.دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد
ز ) میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و در هم بر هم کار می کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز می گردد.عامل اصلی به هم ریختگی روی میز ، کاغذ است .کاغذها باید دسته بندی و بایگانی شوند ، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند.نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد.بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشو ها بروید.مرتب کردن میز کافی نیست ، هر روز آن را تمیز کنید.مرتب نگه داشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می کند
ح) روش ها را مناسب خود تطبیق دهید
توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان ، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید
نتیجه گیری
نتیجه عملی تمام این کارها و سیاست گذاریها در بخش زمان ، استفاده کردن از چیزی است که دیگر برگشت پذیر نیست و تکراری در آن نیست و دست یافتن به آن غیر ممکن است چون هر فرد در هر لحظه فقط یکبار می تواند باشد و نه بیشتر پس باید از مدتها قبل برای استفاده از آن لحظاتی که خواهند آمد برنامه ریزی و مدیریت کند و این نوع مدیریت به نظر من از تمام مدیریت ها در زندگی مهمتر است